מי עונה לטלפונים נכנסים בעסק שלכם כאשר אתם לא פנויים לכך? מה קורה כאשר אתם בעסק, לקוח מתקשר, אך אין מי שיענה לו מיידית? באיזו מידה קל ומהיר עבור הלקוח להגיע לעובד הספציפי שאמור לענות לו? עסקים רבים עומדים בפני אתגרים בנושאים אלה ללא מענה מספק, בגלל חוסר בעובדים שיענו לטלפונים או מסיבות אחרות. כמה לקוחות פוטנציאליים הפסדתם בנסיבות כאלה? עד כמה הנזק המצטבר הזה, משפיע אצלכם על נטישת לקוחות קיימים? האם ידעתם שיש פתרון יעיל מאוד לכך שהוא גם משתלם כספית וגם נוח מאוד לתפעול? למעשה, אתם כבר מכירים אותו, אבל אולי לא מודעים עדיין לכך, שהוא עשוי להתאים גם לכם. כן, גם אם אתם עסק קטן! הכירו את נתב השיחות העסקי.
הפתרון האולטימטיבי לשיחות נכנסות
Interactive Voice Response או IVR נקרא בעברית נתב שיחות עסקי. זהו המונח המקצועי, למנגנון שמוכר לכולנו, בו קורה התהליך הבא: אתם מתקשרים לעסק או ארגון מסוים, אין מענה אנושי, אך מתקבלת תשובה אוטומטית שמנתבת את השיחה בהתאם לספרה אותה אתם מקישים. עצם העובדה שמצב זה מוכר לציבור הרחב הוא יתרון בפני עצמו של המערכת. הפעלה חכמה של שירות כמו נתב שיחות עסקי תוכל לספק לכם יתרונות רבים תוך השקעה מעטה. לפני שנפרט אותם, בואו נראה בתמצית מה המערכת עושה, ברמה הטכנית הפשוטה: היא עונה אוטומטית לשיחות נכנסות. היא משמיעה כל הקלטה שתרצו, אם זה מידע שיווקי או מידע מסייע מסוג אחר (כגון "סניפינו יהיו סגורים לרגל החג עד.."). היא מאפשרת למתקשרים לנתב את עצמם לשלוחה מבוקשת. היא מאפשרת לחבר למי שממתין, נציג שרות אנושי שמתפנה. היא מסוגלת לזהות את המתקשרים, באופן שמאפשר ביצוע פעולות מתקדמות שונות (כמו הצגת מידע לנציג השרות לגביהם או ניתוב לשלוחה ספציפית). וכל זה, רק על קצה המזלג מבחינת היכולות.
מדוע זה כדאי לכל עסק?
שימוש בשירות נתב שיחות, יספק לכם בין השאר את התועלות העסקיות הבאות:
- ייעול – ייעול תהליכים עסקיים שונים שקשורים לקבלת השיחות ובעיקר, ייעול תהליך קבלת השיחות עצמו.
- חסכון במשאבים – חסכון בזמן ובכוח אדם, שאחרת היו הולכים לטיפול בשיחות הנכנסות. כמו כן, חסכון כספי מצטבר ומשמעותי שנובע מכך.
- שיפור חווית השירות – באופן שתורם לשביעות רצון הלקוח, צמצום נטישת לקוחות והשגת לקוחות חדשים.
- שיפור תדמית – מערכת כזו שמנוהלת כהלכה, מספקת תמיד תגובה מקצועית ומרשימה למתקשרים. הדבר תורם כמובן לשיפור תדמית העסק.
חלק ממכלול אטרקטיבי
בשירותי נתב שיחות כמו אלה של חברת Voicenter, הנתב הוא חלק ממכלול רחב יותר של שירותים שימושים. זאת, במסגרת שרות מרכזיה וירטואלית בענן. לא כל עסק מנצל את מלוא האפשריות שמערכת כזו מציעה, אך כדאי להיות מודעים להן. מה גם שהן עובדות באופן אינטגרטיבי, בשונה מאוסף תוכנות נפרד וזהו יתרון חשוב נוסף. אלה כמה דוגמאות, ליכולות הנוספות של שרות המרכזייה: שרות חייגן טלפוני, ניהול מתקדם של שיחות ועידה, הקלטת שיחות קלה במיוחד ושלוחה סלולרית בטלפונים הניידים של העובדים.
לסיכום
כדאי לזכור, שמצוינות של עסקים מבוססת על הפרטים הקטנים. לקוחות מתרשמים מכם פעמים רבות, לא רק מפעילות הליבה שלכם, אלא גם ולא מעט מכל "מה שמסביב". וודאי במקרים של ניסיון להשיג אתכם טלפונית. אז אל תאכזבו אותם! יותר מזה – קחו את כל נושא הטלפוניה בעסק, לרמה הבאה. זה משתלם.